Des événements accessibles à tous
Planification d'événements inclusifs : Notre guide de l'accessibilité
L'objectif de tout organisateur d'événements est d'orchestrer des événements qui laissent un impact positif et durable sur chaque participant. Plus qu'un simple mot à la mode, il est essentiel de mettre l'accent sur l'accessibilité, au-delà du simple respect de l'Americans with Disabilities Act (ADA), afin de garantir un événement inclusif, réussi et mémorable pour tous.
Nous avons demandé à un expert local, Joe Maxwell du Seattle Theatre Group - qui est certifié en coordination de l'accessibilité - de partager ses connaissances et de nous aider à créer le guide suivant sur la façon de sélectionner les lieux, de communiquer efficacement, de gérer la logistique sur place, et plus encore, d'une manière qui accueille et satisfait tout le monde.
Préparation de l'événement : Donner le ton de l'inclusivité
Invitation et communication
Tous les événements commencent par une invitation. Qu'il s'agisse d'une invitation formelle, d'une publicité ou d'une partie de votre page d'inscription, l'invitation est une excellente occasion de commencer en force et d'entamer votre événement en signalant clairement à vos participants votre volonté de veiller à ce que les besoins de chacun soient satisfaits.
Considérez ce qui suit :
- Inclure une section de commentaires sur le RSVP pour les demandes d'accessibilité.
- Proposer une personne de contact ou des informations pour les demandes d'interprétation et/ou d'autres aménagements.
- Pour garantir un délai suffisant, ajoutez une clause de non-responsabilité pour les demandes d'interprétation qui doivent être faites au moins deux semaines avant l'événement, afin de vous donner suffisamment de temps pour procéder à des aménagements et à des ajustements budgétaires, le cas échéant.
Informations détaillées sur le lieu de réunion
En donnant aux participants des connaissances avancées, la planification de leur expérience est beaucoup plus aisée. Dès qu'elles sont disponibles, partagez toutes les informations dont vous disposez sur votre site et ses caractéristiques d'accessibilité spécifiques. Ces informations sont gratuites et peuvent être publiées sur le site web de votre événement sous la forme d'une page consacrée à l'accessibilité si vous craignez de surcharger les autres participants avec trop d'informations.
Quelques informations utiles à connaître avant l'événement pour les participants :
- Zones non accessibles : Indiquez s'il y a des endroits dans l'espace événementiel ou le lieu qui nécessitent des escaliers pour y accéder (dans un lieu historique, par exemple).
- Toilettes : Y a-t-il des toilettes conformes aux normes ADA au même étage que l'espace principal de l'événement ?
- Assistants de soins personnels (PCA) : Précisez si les assistants de soins personnels sont autorisés à participer gratuitement à l'événement et, dans l'affirmative, indiquez aux participants comment s'inscrire pour obtenir un billet ou un badge pour leur assistant.
- Parking : Indiquez s'il y a un parking sur place ou à proximité. Si c'est le cas, quelle est la distance à parcourir pour se rendre sur le site.
- Transports publics : Indiquez l'arrêt de bus ou la station de transport public la plus proche.
- Hébergement accessible : Indiquez le nombre de chambres accessibles aux personnes handicapées dans l'hôtel concerné.
- Arrivée et départ : Inclure des informations permettant aux participants de savoir où se trouvent les zones d'embarquement et de débarquement des passagers pour les personnes à mobilité réduite.
Inclusion sur site : Une expérience sans faille
Services d'interprétation
La présence d'un interprète en ASL (langue des signes américaine) avec un éclairage adéquat est utile pour les personnes sourdes et malentendantes. Si des interprètes ou des sous-titres ont été demandés, assurez-vous qu'il y a des places réservées avec une ligne de vue claire vers l'interprète et la scène.
Sous-titrage
Toutes les personnes malentendantes ne parlent pas couramment l'ASL, en particulier celles qui ont perdu l'ouïe plus récemment en raison du vieillissement ou d'une blessure. Certaines personnes ont par ailleurs des difficultés de traitement auditif. Envisagez d'utiliser des sous-titres (en particulier pour les vidéos projetées où les sous-titres peuvent être préparés à l'avance) ou une aide visuelle telle qu'un diaporama (pour les orateurs et les groupes de discussion) avec un texte reprenant les principaux points abordés.
Services de transcription
Embaucher un transcripteur, proposer des sous-titres ou enregistrer vos sessions et rendre le tout disponible (y compris les diapositives) après l'événement est une ressource précieuse pour tous les participants. Qu'il s'agisse d'enregistrements audio ou vidéo, ces informations peuvent également être intégrées dans des outils d'accessibilité pour faciliter leur utilisation après l'événement.
Facilité de navigation
L'orientation au cours d'un événement est un problème courant pour les participants, qui peut être exacerbé par des facteurs tels que les barrières linguistiques, la neurodivergence, la cécité ou la malvoyance, ou tout simplement le fait d'être pressé.
Considérez ce qui suit :
- Signalisation : Mettez en place un grand nombre de panneaux clairs pour diriger les participants dans votre lieu de réunion afin de faciliter la navigation.
- Plans : Incluez des plans de votre site dans les documents d'inscription de vos participants.
- Aide en temps réel : Désignez du personnel ou des bénévoles pour l'événement aux endroits utiles afin d'aider à l'orientation.
- Disposition : Assurez-vous qu'il y a un chemin d'au moins 36 pouces de large dans l'ensemble du lieu (en particulier entre les tables et les chaises) afin qu'une personne en fauteuil roulant puisse se déplacer clairement et plus facilement dans l'ensemble de l'événement.
- Risques : Faites attention aux risques de trébuchement, en particulier dans les espaces peu éclairés : câbles sur le sol, rubans tombant du dossier des chaises, etc.
Neurodiversité et besoins de traitement sensoriel
La création d'un environnement inclusif s'étend à la compréhension et à l'adaptation des participants neurodiverses et de ceux qui ont des sensibilités sensorielles.
Voici 6 stratégies pour assurer leur confort et leur engagement :
1. Zones de tranquillité
Désignez des zones calmes, à l'écart de l'agitation de l'événement, où les participants peuvent décompresser. Ces zones doivent être équipées de sièges confortables et d'un éclairage tamisé.
2. Alertes sensorielles
Communiquez clairement à l'avance sur les éléments de l'événement qui pourraient poser problème, tels que les bruits forts, les machines à fumée ou les lumières vives. Cela permet aux participants de se préparer ou d'éviter ces situations si nécessaire.
3. Options de sièges flexibles
Proposez plusieurs types de sièges. Certains participants préfèreront des zones moins fréquentées ou un espace plus personnel.
4. Matériaux respectueux des sens
Quelques idées pour proposer des options utiles à la régulation et à la recherche d'un peu de calme.
- Casque antibruit/réducteur
- Fidgets lors de l'inscription (une excellente occasion d'obtenir des articles de marque !)
- Livres d'actualité, matériel de lecture, mots croisés, etc. dans les zones calmes
5. Formation du personnel et des bénévoles
Veillez à ce que votre personnel et vos bénévoles soient formés pour comprendre les besoins des participants neurodiverses et y répondre. Ils doivent connaître les zones de silence et les autres aménagements disponibles.
6. Guides de narration sociale
La création d'un récit social avec un texte descriptif et des images peut être très utile pour visualiser et préparer l'événement. Ce guide doit donner le plus de détails possible sur l'expérience, avec des informations telles que
- Où se garer à l'arrivée et/ou où les transports publics arrivent et repartent par rapport au lieu de l'événement.
- Ce qu'il faut observer pour savoir que l'on est arrivé au bon endroit (par exemple, la signalisation, les caractéristiques notables du bâtiment, etc.)
- L'endroit le plus approprié pour entrer dans l'espace de l'événement (par exemple, l'entrée est, directement en face de la fontaine, etc.)
- Où trouver l'inscription et que faire une fois sur place.
- Informations sur l'agencement de l'espace de réunion et les lieux intérieurs pertinents (toilettes, comment trouver les salles appropriées pour les sessions, etc.)
- Des descriptions claires de ce à quoi les participants peuvent s'attendre dans l'espace et pendant chaque partie de la réunion ou de l'événement.
Un budget pour réussir
En planifiant au-delà des besoins attendus de vos participants, vous ne serez pas pris au dépourvu. Il peut sembler décourageant de s'assurer que tout est pris en compte, mais plus les gens prendront l'habitude d'intégrer cet aspect à leurs événements dès le départ, plus cela sera facile à long terme.
Le budget de tous les événements doit prévoir l'accessibilité. Examinez les coûts des services d'interprétation (sous-titrage, ASL, tactile), de l'équipement audiovisuel, des programmes en gros caractères ou en braille, ou de tout autre service, et prévoyez ces coûts dans le budget pour les demandes éventuelles. S'il n'est pas nécessaire, ce budget peut être considéré comme une économie. Il est préférable d'avoir le plan disponible et de ne pas en avoir besoin que d'en avoir besoin et de ne pas l'avoir.
Engagement post-événement : Un retour d'information pour une réussite future
Vous cherchez d'autres ressources ?
- National Endowment for the Arts (dotation nationale pour les arts) : Publications, listes de contrôle et ressources sur l'accessibilité
- Accessibilité des événements virtuels
- Réseau d'autodéfense des autistes : Ressources en matière d'accessibilité pour les réunions et les événements
- Le guide définitif de la mobilité ADA pour les organisateurs de réunions et d'événements
- Le projet Neu : Guide d'inclusion neurologique à l'usage des organisateurs d'événements
Si vous avez besoin d'aide pour planifier un événement accessible dans la région, notre équipe d'experts à Seattle Southside est là pour vous aider !
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