Le diable est dans les détails
Demandez à un expert : conseils de négociation d'un courtier événementiel professionnel
La négociation des contrats n'est peut-être pas la partie la plus agréable du processus de planification d'un événement, mais c'est certainement l'une des plus importantes. Nous avons discuté avec Alix Mendonca, directeur régional des ventes chez Prestige Global Meeting Source, afin d'obtenir quelques conseils tirés de ses plus de 20 ans d'expérience dans le secteur de l'événementiel. En tant que courtier, il aide les organisateurs à trouver des lieux adaptés à leurs besoins et les assiste dans le processus de négociation sans aucun frais pour eux. Poursuivez votre lecture pour découvrir ses conseils sur les éléments à prendre en compte avant et pendant la phase d'examen du contrat.
1. Étudier le marché
Une étape cruciale commence avant la phase contractuelle : il s'agit de faire des recherches sur la région et de comparer les tarifs de plusieurs établissements. Cela vous aidera à connaître la valeur de votre entreprise, l'un des éléments clés d'une négociation intelligente, selon M. Mendonca. Par exemple, si vous savez que votre événement aura lieu pendant la haute saison d'un hôtel, vous devrez peut-être réserver beaucoup plus à l'avance pour obtenir un bon prix. Ou, si l'hôtel est complet le week-end, réserver en milieu de semaine peut vous donner plus de poids.
C'est là qu'une organisation de marketing de destination (DMO) peut être extrêmement utile. Également appelées offices du tourisme ou bureaux des congrès et des visiteurs (CVB) selon la région, ces organisations sont composées de professionnels du tourisme qui connaissent la région sur le bout des doigts. Elles ne représentent aucun lieu en particulier, mais ont plutôt pour objectif d'aider les visiteurs à vivre la meilleure expérience possible. Avec l'aide d'une DMO, vous pouvez prendre les décisions les plus éclairées. Lorsque vous passerez à l'étape suivante, à savoir l'examen des forfaits et des contrats, vous disposerez de toutes les informations nécessaires sur les tarifs compétitifs, les habitudes de voyage et les événements locaux, ce qui vous permettra de négocier en toute confiance.
Explore Seattle Southside est l'organisme de marketing touristique (DMO) de la région entourant directement l'aéroport international de Seattle-Tacoma (SEA), qui englobe les villes de SeaTac, Tukwila et Des Moines. Nos services sont gratuits et nous pouvons collaborer avec le négociateur de réunions pour vous aider à trouver des lieux d'événements et des hébergements adaptés à vos besoins.
2. Ne présumez pas que les contrats sont fixes
« Tout est négociable », affirme Mendonca.
La clé est non seulement de défendre vos intérêts, mais aussi d'essayer de comprendre le point de vue du lieu afin de déterminer ce qui pourrait l'inciter à réduire ses coûts. Par exemple, si les frais du lieu dépassent votre budget, vous pouvez commencer par leur demander : « Que pouvons-nous faire pour rendre cette affaire plus intéressante pour vous ? »
Par exemple, si vous terminez l'événement à 17 h plutôt qu'à 22 h, l'hôtel pourrait peut-être se permettre de réduire le coût global, car cela libère son espace pour la soirée. Ou, si vous n'êtes pas très exigeant en matière de restauration, vous pouvez demander au lieu de réception quels plats et boissons ont déjà été commandés pour le jour de votre événement. Il est possible qu'un autre événement ait déjà passé une commande importante auprès d'un traiteur ou de l'hôtel lui-même, et si vous commandez les mêmes articles, vous pourriez réaliser des économies tant pour vous-même que pour le lieu de réception.
3. Explorer toutes les options
En plus de négocier les conditions du forfait, assurez-vous de bien comprendre toutes les politiques énoncées dans le contrat. Cela inclut notamment la possibilité de travailler avec des fournisseurs externes.
« S'il s'agit d'un établissement appartenant à un syndicat, vous aurez peut-être du mal à apporter votre propre matériel audiovisuel », explique M. Mendonca. « Mais si vous le faites, cela pourrait vous permettre de réaliser des économies substantielles. » Même si vous décidez d'utiliser le matériel fourni par le lieu, vous ne voulez pas avoir de mauvaise surprise plus tard, lorsque votre budget sera épuisé.
Une autre question importante à poser est de savoir quelles salles sont multifonctionnelles. Si votre budget est serré, vous ne voudrez probablement pas réserver une salle de réunion que vous n'utiliserez que pendant une heure. Demandez plutôt à l'hôtel s'il dispose d'espaces modulables et comment vous pouvez tirer le meilleur parti de chaque salle que vous réservez.
4. Faites appel à un négociateur de réunions
Si vous ne faites pas actuellement appel à un négociateur de réunions (également appelé courtier), cela vaut la peine d'y songer pour votre prochain événement. Les courtiers comme M. Mendonca ne représentent pas de lieux particuliers et n'ont aucune obligation ni incitation à promouvoir un hôtel plutôt qu'un autre. Leur objectif est plutôt d'aider les organisateurs à trouver des lieux qui répondent à leurs besoins, puis de négocier les meilleures offres possibles.
« Nos services sont gratuits pour nos clients », explique M. Mendonca. « Nous sommes rémunérés par les lieux sous forme de commission, ce qui n'augmente pas les frais de réservation. »
Vous vous demandez peut-être pourquoi un hôtel serait prêt à payer quelqu'un qui pourrait aider les organisateurs à négocier des contrats à la baisse. C'est parce qu'ils savent qu'ils peuvent accélérer et faciliter le processus. Ils savent également que les courtiers peuvent aider les organisateurs à trouver des lieux qu'ils n'auraient peut-être pas envisagés autrement.
5. Vérifiez tout deux fois plutôt qu'une
Enfin, ne négligez pas les détails. Même si cela peut sembler évident, M. Mendonca affirme qu'il est surprenant de voir à quelle fréquence les gens signent des contrats sans vérifier que les dates indiquées correspondent bien aux dates réelles de l'événement. «J'ai vu cela se produire à de nombreuses reprises », dit-il. Il est facile de se perdre dans les petits caractères, mais cela peut être un réveil brutal de réaliser à la dernière minute que le lieu a réservé votre espace pour une date totalement différente de celle que vous aviez prévue. Et, bien sûr, il est essentiel de vous assurer que vous comprenez parfaitement la politique d'annulation. Si elle vous semble défavorable, cela peut même être un autre point que vous pouvez essayer de négocier.
Que vous fassiez appel à un professionnel ou non, les contrats sont un élément essentiel du processus de planification d'un événement. Ne précipitez donc pas les choses et faites vérifier les documents par une deuxième (voire une troisième ou une quatrième) personne avant de les signer. Comme le dit le vieil adage, « mieux vaut prévenir que guérir » !