Organiser une fête à Seattle Southside

Organiser la meilleure fête de fin d'année

Que vous considériez l'organisation de la fête de fin d'année de votre entreprise comme une corvée ou comme un projet secondaire amusant, il y a de fortes chances que l'organisation d'événements ne soit pas votre travail à plein temps. Mais même si c'est le cas, l'organisation de la plus grande fête de l'année peut être une entreprise colossale.

L'essentiel en bref

Trouver le bon lieu

Mets et friandises

Gardez-le actif

Les ramener à la maison en toute sécurité

L'essentiel en bref

Avant de planifier le reste de l'événement, vous devez respecter quelques règles de base pour vous assurer que vous organisez l'événement idéal pour votre entreprise.

Budget

Votre fête de fin d'année peut être dotée d'un budget préétabli sur lequel vous n'avez pas votre mot à dire, ou bien on vous demandera d'établir vous-même un budget pour la fête. Il existe des options qui conviennent à tous les budgets, mais prévoyez de consacrer environ 30 % de votre budget au lieu, 50 % à la nourriture et aux boissons, 5 % aux activités, 5 % aux cadeaux ou souvenirs et 5 % à la décoration, en laissant les 5 % restants pour les imprévus ou d'autres dépenses. En fonction de vos choix, vous pourrez peut-être faire preuve d'un peu plus de souplesse dans votre budget. Par exemple, certains lieux offrent leur espace gratuitement à partir d'un certain montant de dépenses en nourriture et en boissons.

Date et heure

Le moment choisi pour l'événement est également crucial. Selon l' enquête 2017 du CER sur les pratiques en matière de vacances, la deuxième semaine de décembre est la semaine la plus couramment choisie pour les fêtes d'entreprise, le vendredi étant le jour de la semaine le plus souvent choisi pour organiser des fêtes. Cela peut signifier qu'il est plus difficile de réserver une fête pour le deuxième vendredi de décembre que, par exemple, pour le dernier mardi de novembre, en raison de la disponibilité des lieux. Une nouvelle tendance dans les fêtes de fin d'année consiste à organiser des déjeuners plutôt que des soirées, ce qui peut faciliter la réservation de lieux et de prestataires.

Connaître son public

Au-delà d'un nombre approximatif de personnes, vous voudrez en savoir un peu plus sur vos invités. Cela peut sembler simple, étant donné qu'il s'agit de vos collègues de travail, mais il y a d'autres considérations à prendre en compte, qui ne sont peut-être pas évoquées dans votre vie professionnelle quotidienne. Tout d'abord, quel est l'objectif final de cet événement de vacances ? Est-ce l'occasion de célébrer les réalisations de votre entreprise au cours de l'année écoulée ? Est-ce un moyen de montrer à vos employés à quel point ils comptent pour vous ? Une occasion pour eux de se rassembler et de s'épanouir en tant qu'équipe ? Ou s'agit-il simplement d'une occasion de se détendre un peu ? Savoir quel est l'objectif final de la fête vous aidera à déterminer le meilleur thème, les meilleures activités et même le meilleur menu ! Il est également important de tenir compte des préférences de vos collègues. Par exemple, si l'un d'entre eux ne boit pas d'alcool, il peut être amusant d'inclure un "mocktail" dans la carte des boissons pour qu'il puisse quand même siroter quelque chose de festif. Certains de vos collègues célèbrent des fêtes d'hiver autres que Noël ? Veiller à ce que votre fête tienne compte de leurs traditions est un moyen facile de les aider à se sentir vus et reconnus. S'agit-il d'un événement réservé aux employés ou les proches ou les enfants sont-ils également invités ? Vous devrez peut-être prévoir de rendre votre événement convivial pour les familles, en particulier si vous prévoyez de l'organiser un week-end.

Trouver le bon lieu

Le choix d'un lieu adéquat pour accueillir votre événement est un élément essentiel pour garantir votre réussite. Lorsque vous choisissez un lieu, gardez à l'esprit les éléments de base ci-dessus. En fonction de votre budget, de la date et du nombre approximatif d'invités, plusieurs options s'offrent à vous.

Espaces hôteliers

De nombreux hôtels proposent des offres groupées pour les espaces événementiels avec la restauration, ce qui facilite l'organisation d'événements dans ces espaces. Les hôtels de la région proposent des salles de différentes tailles, ce qui en fait une option viable quelle que soit la taille de votre entreprise. Ces espaces peuvent aller du plus petit et confortable au plus grand et formel, de la retraite campagnarde à l'ambiance d'un club chic. Autre avantage ? Si vous prévoyez un service de bar lors de votre événement, c'est un excellent moyen de vous assurer que tous vos collègues disposent d'un endroit sûr où rester s'ils deviennent trop festifs. Un petit inconvénient potentiel est que certains hôtels n'autorisent pas le service de nourriture et de boissons à l'extérieur, donc si vous avez un traiteur ou une option alimentaire particulière en tête, assurez-vous que votre établissement le sait à l'avance afin de ne pas être pris par surprise.

Espaces et rachats de restaurants

Organiser votre événement dans un restaurant est un excellent moyen d'intégrer un service de restauration à votre événement. Certains restaurants disposent d'espaces privés ou semi-privés, ce qui vous permet d'organiser votre fête pendant les heures normales de service. D'autres restaurants peuvent exiger un rachat total ou partiel des locaux pour accueillir votre fête, ce qui peut être un moyen facile de vous assurer que vous disposez de tout l'espace dont vous avez besoin, en particulier pour un petit restaurant. Contactez directement le restaurant qui vous intéresse pour discuter des possibilités de rachat. Naturellement, un restaurant n'acceptera probablement pas que vous apportiez de la nourriture ou des boissons de l'extérieur, alors assurez-vous de choisir une option de restauration qui convienne à tous vos invités.

Espaces événementiels autonomes

Pour une flexibilité maximale des fournisseurs de nourriture et de boissons, un espace événementiel autonome est généralement la solution, car ces espaces ne sont pas rattachés à des restaurants et n'ont donc pas les mêmes restrictions que les hôtels et les restaurants. Il s'agit généralement de grands espaces tels que des centres communautaires, des auditoriums et d'autres espaces similaires, dont l'esthétique peut aller de la magnifique cabane en rondins du Des Moines Field House à l'épique et au sportif, comme le ShoWare Center.

Espaces spécialisés

Pour épater vos invités, organisez votre fête de fin d'année dans un lieu où la moitié du plaisir réside dans l'endroit où se déroule la fête. Par exemple, au Musée de l'aviation, votre événement pourrait se dérouler sous des avions ou même une reproduction à l'échelle 1:1 d'une navette spatiale utilisée pour former de vrais astronautes ! Ou encore, louez l'espace événementiel de SyKart pour organiser des courses amicales entre collègues. Faites appel aux enfants qui sommeillent en vous et rendez la fête de fin d'année plus conviviale pour les familles en louant le Family Fun Center pour des jeux d'arcade, des parties de bowling et bien d'autres choses encore. Il existe une multitude d'options en dehors de l'espace événementiel traditionnel.

Vous vous sentez un peu dépassé par tout cela ? Ne vous inquiétez pas, nos experts de la région peuvent également vous aider à réduire vos choix. N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse meetings@seattlesouthside.com pour obtenir de l'aide afin de trouver l'endroit idéal pour organiser votre événement !

Mets et friandises

Soyons honnêtes : la moitié du plaisir d'une fête réside dans la nourriture. Sans de bonnes choses à manger et à manger, vos invités se sentiront certainement un peu moins festifs. Si vous avez choisi un lieu de réception qui propose un service de restauration, tout est prêt. Si ce n'est pas le cas, il existe de nombreuses autres options. L'entreprise locale Act3 Catering est une option fantastique pour un service de restauration complet, y compris le personnel de service. De nombreux restaurants locaux proposent également un service de traiteur ou des commandes de nourriture en vrac.

Déterminez si vous voulez un repas complet, un buffet ou seulement des amuse-gueules. L'atmosphère de la fête vous aidera à prendre cette décision. Vous prévoyez une fête où l'on boit et où l'on danse ? Il est probablement préférable de s'en tenir aux amuse-gueules. Un événement familial avec beaucoup d'enfants qui courent dans tous les sens ? Le service à l'assiette risque d'être difficile, et un buffet sera sans doute la meilleure solution. Lorsque vous planifiez votre menu, n'oubliez pas d'offrir de bonnes options à tous vos invités. Veillez à ce qu'une option végétarienne soit disponible et tenez compte des autres besoins alimentaires, tels que le casher ou le halal, l'absence de gluten ou les allergies alimentaires potentielles. Après tout, vous ne voudriez pas que l'un de vos invités ait faim pendant que tous les autres mangent !

Il est également important de tenir compte des possibilités de bar : Votre lieu de réception peut ou non autoriser le service d'alcool. Assurez-vous donc de signer avec un lieu qui autorise la présence d'un bar, si c'est ce que vous souhaitez. Certains lieux peuvent même offrir un service de bar pour vous, sous la forme d'un bar payant (où les invités paient leurs propres boissons) ou d'un bar organisé (où l'hôte paie les boissons). Certains lieux proposent une formule hybride, dans laquelle certaines boissons sont payées et d'autres sont à la charge de l'hôte, par exemple avec un système de tickets ou en ne payant que certains types de boissons. Veillez à discuter de vos options de bar avec votre lieu de réception afin de trouver celle qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins.

En parlant de nourriture et de friandises, n'oubliez pas d'offrir des faveurs à vos invités ! Les cadeaux comestibles sont souvent plus appréciés que les tchochkes et les petits objets - après tout, beaucoup de gens ont beaucoup de choses, et la nourriture est une chose facile à redonner si elle ne correspond pas à leurs besoins diététiques. Seattle Chocolate propose d'excellents cadeaux festifs qui ne manqueront pas d'aider vos collègues à ressentir la douceur de la saison, et vous pouvez facilement imprimer des étiquettes personnalisées pour votre fête, à ajouter sur les tablettes pour les rendre un peu plus spéciales. Si vous avez besoin d'autres idées de cadeaux, consultez notre guide des cadeaux locaux!

Gardez-le actif

Organiser des activités amusantes lors des fêtes de fin d'année est un excellent moyen d'améliorer le moral des troupes et de rendre la fête plus agréable pour tout le monde. Bien qu'il y ait toujours les jeux classiques de cadeaux comme les échanges de Père Noël secret et d'éléphants blancs, une façon originale de célébrer les cadeaux en tant qu'entreprise pourrait être de mettre en commun les dons pour des œuvres de bienfaisance. Demandez à vos participants d'apporter des denrées non périssables au lieu d'un cadeau à échanger, et essayez de remplir un tonneau de la banque alimentaire avant la fin de la soirée, ou demandez-leur de faire des dons en espèces pour une œuvre de bienfaisance en échange de billets de tombola pour des prix.

Bien sûr, la musique et une piste de danse sont un excellent moyen d'aider les gens à se défouler, mais vous pourriez vous amuser encore plus si vous demandiez à vos employés de faire la musique - c'est ça, le karaoké ! En fait, vous pouvez même organiser un événement dans une salle de karaoké privée au Round1 à Tukwila, au cas où vos chanteurs ne voudraient se produire que pour leurs collègues et non pour le grand public.

Les ramener à la maison en toute sécurité

Le plus important est peut-être de vous assurer que tous vos collègues rentrent chez eux en toute sécurité à la fin de la fête. Si vous organisez votre événement dans un hôtel, c'est facile - il suffit de réserver une chambre pour que les fêtards puissent s'y installer une fois qu'ils seront trop fêtés pour conduire. De nombreux espaces de Seattle Southside sont situés à proximité du Link Light Rail, qui peut être utilisé pour rapprocher les participants de leur domicile en toute sécurité avant qu'ils ne prennent un service de covoiturage pour rentrer chez eux. En ce qui concerne les services de covoiturage, des sociétés comme Lyft et Uber proposent des réductions pour l'achat de trajets en gros, qui peuvent être utilisées pour aider vos employés à rentrer chez eux en toute sécurité. Vous pouvez également proposer un tirage au sort spécial pour les conducteurs désignés, ce qui est un excellent moyen d'inciter les gens à rester sobres pour que leurs collègues rentrent chez eux en toute sécurité.

Quelle que soit la façon dont vous célébrez la saison, nous espérons que vous passerez une fête amusante et sans danger avec vos collègues ! Et n'oubliez pas, si vous avez besoin d'aide pour trouver les lieux et les fournisseurs appropriés, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse meetings@seattlesouthside.com - nous avons une grande expérience dans l'organisation d'événements dans notre région.