Réunion de famille réussie : Les Mullerleile

Au départ, l'objectif était d'organiser notre réunion de famille tous les cinq ans en Allemagne et aux États-Unis la même année, à partir de 1997. Après les premières réunions (juin et octobre 1997), il s'est avéré plus logique de les organiser sur chaque continent dans des années différentes, en alternant entre l'Allemagne et les États-Unis. Les États-Unis ont connu trois réunions (d'abord dans l'Iowa (1997), puis dans le Minnesota (2011) et dans l'État de Washington (2017)). Alors que la ville de Schuttertal en Allemagne a toujours été le lieu des quatre réunions de la famille allemande Mullerleile (1997, 2003, 2009 et 2015).

La réunion de famille dans l'État de Washington était la première que j'avais organisée et la première à laquelle j'assistais aux États-Unis. Mon emploi du temps et mon lieu de travail m'avaient empêché de me rendre dans le Midwest pour les réunions américaines précédentes, bien que j'aie pu assister à trois des réunions de famille en Allemagne. Les réunions américaines se déroulaient généralement dans de petites villes et ne comprenaient pas beaucoup d'activités autres que celles liées à la famille (par exemple, visite d'une ferme familiale, visite d'un cimetière où sont enterrés de nombreux membres de la famille). Les réunions précédentes aux États-Unis consistaient en un week-end de trois jours. Il semblait logique qu'après avoir dépensé de l'argent pour venir à une réunion lointaine, il y ait des options pour voir d'autres sites dans la région, soit sous forme d'activité de groupe, soit sous forme de suggestions de ce qu'il est possible de visiter dans la région.

Lorsque j'ai finalement choisi la région du Grand Seattle comme lieu de réunion, j'ai contacté Explore Seattle Southside Regional pour obtenir de l'aide en matière de planification. Meagan McGuire (vice-présidente des ventes et des services) a immédiatement commencé à m'accompagner tout au long du processus. Elle nous a aidés à trouver le lieu qui conviendrait à notre réunion. Elle nous a même accompagnés pour repérer le meilleur endroit, dans les limites de notre budget, tout en restant agréable.

Meagan m'a envoyé une liste de compagnies de transport à appeler pour aider à transporter notre groupe lors d'excursions d'une journée. Il se trouve que la compagnie de bus Seattle Express a pu nous faire un très bon prix pour répondre à tous nos besoins de transport. Nous avons été très satisfaits de nos chauffeurs.

Comme j'habite à Spokane, Meagan m'a également recommandé un site de location d'unités de stockage pour entreposer nos fournitures avant la réunion. Seattle Southside a également fourni à chaque membre de notre groupe un dossier de bienvenue comprenant des suggestions de sites à voir dans la région, ainsi qu'un service de navette gratuit vers le centre commercial Westfield Southcenter, situé à proximité, pour faire des achats. Cela a été très utile pour notre groupe.

Une fois la réunion commencée, il était clair que tous les efforts de planification avaient porté leurs fruits. Nous avons engagé un caricaturiste local (vendredi soir) et un magicien (samedi après-midi), qui ont tous deux remporté un franc succès (surtout le caricaturiste). L'interaction avec les participants et les divertissements locaux ont permis à chacun de briser la glace.

Nous avons laissé du temps à un porte-parole de chaque famille pour qu'il nous explique son lien de parenté au sein de l'arbre généalogique ou qu'il nous parle de sa famille, ce qui était facultatif pour chacune d'entre elles. Nous affichons généralement la généalogie de l'arbre généalogique pour que chacun puisse rechercher les liens historiques qui l'unissent à l'autre. Nous prenons toujours une photo de groupe à la fin de l'événement.

Comme certains participants ne connaissaient personne ou seulement quelques personnes, je me suis souvenu, après avoir assisté aux réunions en Allemagne, que si l'on laisse trop de temps pour les moments de convivialité, cela devient très inconfortable et ennuyeux. J'ai essayé de faire en sorte que l'ordre du jour comprenne plusieurs histoires de parents ayant émigré dans l'État de Washington, des histoires d'animaux de compagnie (ce segment a eu du succès auprès des enfants et des adultes) et des divertissements locaux. Il était amusant d'avoir des prix de présence pour les adultes et les enfants. Les prix de présence pour les enfants consistaient en des courtepointes d'animaux de la taille d'un tour que j'avais confectionnées pour tous les enfants participant à la réunion. Pour les adultes, nous avions des articles achetés, faits à la main ou donnés par les habitants du Nord-Ouest. Nous avions suffisamment de prix de présence pour que chaque personne en reçoive un.

Certains membres de notre groupe ont choisi de prolonger la réunion et de visiter davantage le nord-ouest du Pacifique pendant leur séjour. De nombreux membres de la famille ont fait une croisière de 7 jours en Alaska avant la réunion de famille. Des excursions d'une journée ont été prévues pour les membres de notre groupe qui souhaitaient participer à la visite des sites locaux après la réunion, par exemple la visite de la ville de Seattle, la visite de l'usine Boeing, la visite du mont Rainier, la visite du musée de l'aviation, etc. Nous avons également effectué une excursion de nuit à Quincy, Grand Coulee Dam et Leavenworth, qui s'est avérée très instructive et intéressante. C'est dans le centre de l'État de Washington que certains membres de la famille Mullerleile ont commencé à s'installer au début des années 1900.

Les participants se sont bien amusés lors de la réunion et les commentaires que j'ai reçus ont été extrêmement positifs. Une participante allemande m'a dit, ainsi qu'à d'autres, que "c'était la meilleure réunion que la famille ait jamais organisée" et qu'elle avait assisté à toutes les réunions en Allemagne et aux États-Unis.

Si je pouvais faire quelque chose différemment, j'aurais contacté le centre d'accueil immédiatement après avoir décidé que Seattle serait le site de la réunion prévue, au lieu d'essayer de trouver un lieu, des options de transport et des chambres d'hôtel par moi-même. Cela m'aurait permis de gagner beaucoup de temps et de m'épargner bien des soucis. Dans l'ensemble, la réunion a été un succès. Elle a été passionnante, amusante et significative pour toute la famille Mullerleile.

Que vous planifiez un rassemblement intime ou une grande réunion de plusieurs centaines de personnes, notre équipe peut vous aider à trouver le lieu idéal, les activités et bien d'autres choses encore pour rendre votre réunion spéciale. Cerise sur le gâteau, ces services sont gratuits pour vous ! Contactez nos spécialistes de la planification d'événements à l'adresse Meetings@seattlesouthside.com pour obtenir des conseils, comme l'a fait Sue !